Nowe standardy w zakresie biurowego BHP obowiązują już 5 miesięcy. Pozostał jeszcze miesiąc na wdrożenie zmian.
W dniu 2 listopada 2023 r. ogłoszono ROZPORZĄDZENIE MINISTRA RODZINY I POLITYKI SPOŁECZNEJ z dnia 18 października 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.
Wprowadzenie Rozporządzenia miało na celu wdrożyć dyrektywę Rady 90/270/EWG z dnia 29 maja 1990 r. w sprawie minimalnych wymagań w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia przy pracy z urządzeniami wyposażonymi w monitory ekranowe oraz uaktualnić dość już leciwe dotychczas obowiązujące w tym zakresie Rozporządzenie dnia 1 grudnia 1998 r. Pojawienie się tych regulacji prawnych wychodzi też naprzeciw zmianom wynikającym z obserwowanego postępu technologicznego oraz postrzeganiem roli i pozycji pracownika/zasoby ludzkie w przedsiębiorstwie.
Wspomniana powyżej zmiana przepisów nakłada na pracodawców nowe obowiązki oraz zmienia sposób postrzegania spraw BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe(czyli w zasadzie stanowiska pracy biurowej). Korzystając z ogólnego postępu wiedzy oprócz spraw technologicznych bierze pod uwagę chociażby kwestie ergonomii, czy proksemiki.
Rozporządzenie zmieniające dzieli stanowiska pracy na :
1. utworzone przed dniem wejścia w życie rozporządzenia zmieniającego, tj. przed dniem 17 listopada 2023 r. Co do tych stanowisk, na dostosowanie do nowych wymogów pracodawca ma sześć miesięcy czyli do 17 maja bieżącego roku.
2. stanowiska pracy powstałe po 17 listopada 2023 r. które należy organizować zgodnie z nowymi wymogami.
W omawianym Rozporządzeniu zawarto między innymi sześć zmian regulujących zasady ergonomii pracy oraz wyposażenie stanowiska:
1. nowa definicja stanowiska pracy – „należy przez to rozumieć przestrzeń pracy wraz z:
a) wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika,
b) krzesłem i stołem,
c) opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem.
2. ograniczenia w pracy z laptopem - nie stosuje się do systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy – co oznacza, że stosuje się te przepisy np. do laptopów, jeśli są przeznaczone do pracy na danym stanowisku pracy przez co najmniej 4 godziny na dobę. Zgodnie z nowymi przepisami, jeśli pracownik przez co najmniej połowę dobowego wymiaru pracy korzysta z laptopa, jego stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu, tak aby górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, a także w dodatkową klawiaturę i mysz.
3. Szkła kontaktowe, nie tylko okulary korekcyjne - w rozporządzeniu dodano możliwości zapewnienia pracownikom także szkieł kontaktowych, a nie jak do tej pory tylko okularów korekcyjnych. ( kwestia wysokości refundacji pozostała bez zmian)
4. Określono wymagania dotyczące krzesła do pracy - powinno posiadać:
a) dostateczną stabilność przez wyposażenie go w podstawę co najmniej pięciopodporową z kółkami jezdnymi,
b) regulację wysokości siedziska, regulację wysokości oparcia odcinka lędźwiowego kręgosłupa, regulację kąta pochylenia oparcia oraz odpowiednie wymiary oparcia i siedziska, zapewniające wygodną pozycję ciała i swobodę ruchów,
c) wyprofilowanie siedziska i oparcia odpowiednie do naturalnego wygięcia kręgosłupa i ud,
d) możliwość obrotu wokół osi pionowej o 360°,
e) regulowane podłokietniki.
5. Przedstawiono charakterystykę monitora ekranowego - powinien spełniać następujące wymagania:
a) znaki na ekranie powinny być wyraźne i czytelne,
b) obraz na ekranie powinien być stabilny, bez migotania lub innych form niestabilności,
c) jaskrawość i kontrast znaku na ekranie powinny być łatwe do regulowania w zależności od warunków oświetlenia stanowiska pracy,
d) regulacje ustawienia monitora powinny umożliwiać pochylenie ekranu.
6. Ustalono że, na życzenie pracownika stanowisko pracy należy wyposażyć w podnóżek.
Warto wspomnieć w trakcie omawiania przedmiotowych zmian o treści § 5 Rozporządzenia:
1.Pracodawca jest obowiązany do przeprowadzania na stanowiskach pracy, wyposażonych w monitory ekranowe, oceny warunków pracy w aspekcie:
1)organizacji stanowisk pracy, w tym rozmieszczenia elementów wyposażenia, w sposób zapewniający spełnienie wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy,
2)stanu elementów wyposażenia stanowisk pracy, zapewniającego bezpieczeństwo pracy, w tym ochronę przed porażeniem prądem elektrycznym,
3)obciążenia narządu wzroku oraz układu mięśniowo-szkieletowego pracowników,
4)obciążenia pracowników czynnikami fizycznymi, w tym szczególnie nieodpowiednim oświetleniem,
5)obciążenia psychicznego pracowników, wynikającego ze sposobu organizacji pracy.
2.Ocena, o której mowa w ust. 1, powinna być przeprowadzana w szczególności dla nowo tworzonych stanowisk oraz po każdej zmianie organizacji i wyposażenia stanowisk pracy. Na podstawie oceny pracodawca jest obowiązany podejmować działania mające na celu usunięcie stwierdzonych zagrożeń i uciążliwości.
Na uwagę zasługuje ust. 2 cytowanego przepisu i związana z nim ewentualna refleksja pracodawcy: Czy w związku z wdrożonymi zmianami nie należy przeprowadzić nowej oceny stanowisk pracy?
W przypadku pozytywnej odpowiedzi na to pytanie warto skorzystać wytycznych zawartych w cytowanym powyżej § 5 rozporządzenia oraz załącznika do Rozporządzenia określającego minimalne wymagania BHP oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe. W związku z tym, poniżej udostępniam do pobrania przykładowy wzór dokumentacji, który można użyć lub zaadaptować według własnych potrzeb.
Załączniki do pobrania: