Kary w KSeF – od kiedy i jak duże?

Już za kilka miesięcy wejdzie w życie długo zapowiadany Krajowy System e-Faktur (KSeF) – rozwiązanie, które ma na celu uproszczenie i usystematyzowanie obiegu faktur w Polsce. Choć początkowo system będzie stanowił dla wielu przedsiębiorców i księgowych spore wyzwanie organizacyjne, w założeniu ma on przynieść wymierne korzyści – zarówno podatnikom, jak i administracji skarbowej.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF zacznie obowiązywać od lutego 2026 r., jednak ustawodawca przewidział okres przejściowy. Oznacza to, że kary za niedopełnienie obowiązków związanych z KSeF nie będą stosowane od razu. Pełna odpowiedzialność finansowa zacznie obowiązywać dopiero od 2027 r.

Za co można otrzymać karę w KSeF?

Zgodnie z art. 106ni ustawy o VAT, kary będą nakładane w sytuacjach, gdy podatnik – mimo obowiązku:

• nie wystawi faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur,

• wystawi fakturę poza systemem, w okresie awarii KSeF lub innej niedostępności, niezgodnie z obowiązującym wzorem,

• nie prześle faktury wystawionej w trybie offline (np. podczas awarii systemu) do KSeF w wymaganym terminie.

Jak wysokie mogą być kary?

Za powyższe naruszenia naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć na podatnika karę pieniężną:

• do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF,

• w przypadku faktur bez podatku – do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze.

Nałożoną karę należy uiścić w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji, bez dodatkowego wezwania ze strony organu podatkowego.

Miarkowanie wysokości kary

Nałożenie kary nie będzie automatyczne. W praktyce, w zależności od okoliczności sprawy, organy podatkowe będą miały możliwość miarkowania wysokości sankcji. Przy ustalaniu kary naczelnik urzędu skarbowego uwzględni m.in.:

• wagę i okoliczności naruszenia,

• częstotliwość popełnianych uchybień,

• wcześniejsze ukaranie za podobne przewinienia,

• działania naprawcze podjęte przez podatnika,

• warunki osobiste i sytuację finansową podatnika.

W wyjątkowych przypadkach – np. gdy uchybienie wynikało z działania siły wyższej – organ będzie mógł odstąpić od nałożenia kary. Takie elastyczne podejście ma umożliwić proporcjonalne reagowanie na rzeczywiste sytuacje przedsiębiorców.

Podsumowanie

Od 2027 roku brak stosowania się do obowiązków wynikających z ustawy o VAT może skutkować dotkliwymi sankcjami finansowymi. Dlatego już teraz warto zadbać o odpowiednie przygotowanie systemów finansowo-księgowych i przeszkolenie pracowników.

Podstawa prawna:art. 106ni ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług(tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 775 ze zm.)